XYZ não é o que um amante de siglas pode pensar. É uma ferramenta semelhante a uma régua de cálculo. Um aparelho simples por muito tempo facilitou a vida de quem ama matemática e de quem não a suporta. A análise XYZ é um exemplo de método que economiza tempo. E tempo é dinheiro.
O dinheiro adora contar e analisar
Existem muitos provérbios sobre dinheiro. Eles parecem adorar contar. Parecem gostar de silêncio. Não há provérbios de que o dinheiro esteja relacionado à análise da mesma forma que ao silêncio e à contagem. Mas um dia certamente será.
Porque o dinheiro é como as plantas que crescem bem quando bem cuidadas. E isso significa agir com base na análise de muitos fatores. Como é o solo? Azedo ou calcário? Qual fertilizante deve ser aplicado? Um jardineiro analisa dezenas de fatores antes de tomar uma decisão.
Mas alguns empresários seriam maus jardineiros se seu dinheiro se transformasse em cenouras ou repolhos, e escritórios e armazéns em canteiros. Porque confiam mais na sorte e na intuição. E a análise… bem, qual é a análise? As coisas estão indo para cima, então é claro que tudo está certo. E não, nãodestino.
Enquanto isso, um homem que confiava nas leis do dinheiro como um jardineiro nas leis da produção agrícola, já havia criado um princípio que poderia ajudar tanto a sorte quanto a intuição. Seu nome era Pareto.
A regra que foi descoberta, esquecida e lembrada
Vilfredo Pareto era italiano. Aos sessenta anos, ele tinha feito muito. Estudou filosofia, sociologia, engenharia mecânica e economia.
Ele descobriu o padrão, que agora é chamado de "princípio de Pareto". É verdade que ele o descobriu em 1906, e a regra recebeu seu nome apenas em 1941. Talvez isso não tenha sido uma descoberta, assim como o princípio da herança formulado pelo monge não foi. Mendel simplesmente contou o número de ervilhas amarelas no canteiro de ervilhas de seu mosteiro.
Monk Mendel tornou-se o pai da genética sem saber. Não tive tempo de descobrir minha paternidade e Pareto. Mas os analistas de hoje estão usando sua fórmula 20/80 com força e principal.
Apenas 2 números. Mas sem eles não haveria exemplos de análise ABC XYZ.
Um pouco sobre padrões
A regra formulada por Pareto é, sem dúvida, a operação de alguma lei da natureza. Essa lei provavelmente ainda não foi descoberta. Quando isso acontecer, Pareto será lembrado novamente.
Alguém Fibonacci, também italiano, descobriu uma série de números baseados na reprodução de coelhos. Batizado com seu nome, ainda encontra sua presença em diversas áreas da natureza. As proporções de células de abacaxi, pétalas de flores e espirais de conchas de moluscos obedecem a ele. Que leiestá na base desses fenômenos, tão longe da reprodução de coelhos, é desconhecida. Tchau.
Este é o princípio de Pareto. Foi formulado para a razão entre a quantidade de riqueza e o número de pessoas que possuem riqueza. Descobriu-se que 20% das pessoas na Itália possuem 80% da riqueza, enquanto os 80% restantes da população se contentam com os 20% restantes.
É engraçado que, como Mendel, ele começou com ervilhas. Como se ele retirasse a colheita do jardim e começasse a contar. 80 por cento das ervilhas estavam em 20 por cento das vagens. Como ele pode pensar que, ao fazer isso, ele dá um exemplo de análise ABC xyz para futuros analistas?
Aconteceu que a proporção mágica funciona não apenas para as ervilhas e a proporção de ricos e pobres. Atua na política, sociologia, informática. É um pecado não usá-lo nos negócios. Especialmente porque era para ele.
ABC. Iniciar análise
O princípio 20/80 formou com sucesso a base para analisar o estado de vários fatores de negócios. As três primeiras letras do alfabeto, ABC, que se tornou o nome do método, simbolizam a sequência do processo de análise.
A primeira letra indica a necessidade de selecionar um objeto para análise. Podem ser grupos de produtos, fornecedores ou clientes: tudo o que pode ser caracterizado por dinheiro.
A segunda letra diz que se o objeto for selecionado, é necessário determinar as características para comparação. Aqueles para os quais o dinheiro é uma unidade de medida. Você pode selecionar receita, receita ou custos para essa finalidade. Qualquer coisa.
A terceira letra significa a última ação da análise: separaçãoobjetos em três grupos. O primeiro grupo incluirá objetos que somam 80% do parâmetro. No segundo e terceiro, aqueles que no total darão 20%. A segunda é dividida em mais duas partes: uma grande, com 15% da soma do parâmetro, e uma menor, que dá os 5% restantes.
Esses três grupos também são indicados pelas letras A, B e C. Se, por exemplo, forem analisadas as receitas da venda de mercadorias, o grupo A incluirá aqueles que deram 80% das receitas. O Grupo B será representado por um sortimento que trouxe 15% das vendas totais ao caixa. Os 5% restantes serão distribuídos entre os produtos do último grupo.
"Tudo bem", dirá o analista iniciante, "Mas onde está o exemplo de análise XYZ anunciado no início?"
Um pouco de paciência. Um pouco mais sobre o ABC
Se ignorarmos os números, toda a análise se resume à divisão dos bens em grupos. O primeiro grupo traz a receita principal. O segundo - a maior parte do resto. O terceiro vai para bens que não significam quase nada para a empresa. E é tudo? Sim.
ABC fez o principal: tornou possível ver a floresta para as árvores. De uma lista de mil bens, ele destacou os principais, promissores e sem valor. O que fazer com esses dados fica a critério do cliente da análise. Aumentar a compra de alguns, liberar o armazém de outros ou abandonar completamente o terceiro depende de muitos outros fatores.
Mas isso claramente não é suficiente para uma análise completa. Além disso, a confiabilidade dos dados obtidos é tanto maior quanto maior o período considerado. Como regra, isso é de seis meses ou um ano. E você precisa responder às mudanças com mais frequência.
Aquié aqui que entra o XYZ. No exemplo de cálculo de análise XYZ.
Segundo par de botas
Um autor comparou as duas análises com um par de botas. As botas podem ser usadas uma de cada vez, mas é melhor usar as duas ao mesmo tempo. XYZ analisa os mesmos produtos, mas de um ângulo diferente.
Por analogia com seu antecessor, também divide os bens em 3 grupos, que são denotados por X, Y e Z. Mas o princípio da divisão é diferente aqui. O peso, a importância das mercadorias na receita total não desempenha nenhum papel aqui. Eles já estão definidos na análise anterior.
O parâmetro pelo qual o agrupamento ocorre é chamado de forma complexa: o coeficiente de variação. Sem entrar nos detalhes matemáticos do desvio padrão, ele pode ser definido como a dispersão dos dados em torno de algum valor médio.
Os dados podem ser a mesma receita, receita, faturamento do caso anterior. Sua escolha é determinada dependendo do objetivo da análise. O algoritmo para realizar a análise é quase o mesmo usado para ABC.
Exemplo de análise XYZ
Como o período de análise e a lista de produtos já foram gerados, recomenda-se os seguintes passos:
- Divida o período em componentes. Mensalmente ou semanalmente dependendo do objetivo da análise.
- Em cada linha, determine o valor médio dos dados para as colunas do período.
- Obtenha o desvio de dados da média.
- Determine os coeficientes de variação linha a linha.
- Ordenar o intervalo de grupos de produtos por coeficiente.
- Determine o grupo ao qual omercadoria.
O resultado é uma tabela com flutuações mensais (variações) dos desvios de vendas em relação ao valor médio de todo o período. A propósito, esta tabela é um exemplo de análise XYZ no Excel
Produtos com o menor desvio do volume médio de vendas do período se enquadram no grupo X. Portanto, a demanda por eles é estável e não sujeita a oscilações. Eles, portanto, podem ser dispostos no balcão, descarregando a capacidade de armazenamento.
Grupo Z contém bens cuja demanda flutua perto de zero. Seus estoques devem ser reduzidos, ou talvez trocados para negociação de ordens.
O critério para atribuir um produto a um determinado grupo aqui não é o princípio de Pareto, mas sim um intervalo arbitrário de valores do coeficiente de variação:
- X (alta estabilidade de vendas) até 10%;
- Y (demanda volátil) 11% a 25%;
- Z (demanda aleatória e imprevisível) maior que 25%.
As porcentagens de critérios podem variar de acordo com condições específicas. Se o critério mudasse no intervalo de 15, 35, mais de 35, a tabela ficaria diferente:
A olho nu, você pode ver como o grupo X aumentou e o grupo Y diminuiu devido à expansão da faixa de estabilidade. Para realizar um exemplo de cálculo de análise XYZ no Excel, basta alterar a fórmula no coluna "grupo".
Combinando resultados
É hora de juntar as duas análises. Isso às vezes é chamado de "análise ABC - XYZ". Um exemplo de análise ABC XYZ no Excel é mostrado abaixo.
A coluna "Grupo XYZ" mostra um exemplo de análise de sortimento XYZ.
AX Group representa os melhores produtos que ocupam o lugar principal na geração de lucros. Sua participação é maior do que todas as outras, e eles estão em constante e constante demanda.
Completo oposto - grupo CZ. Esses são itens problemáticos que geralmente são lastro e requerem soluções separadas.
Agora imagine que todos esses cálculos precisam ser feitos não em uma dúzia de bens, mas em dezenas de milhares. Mas os dias de Pareto acabaram e não há quase nada para fazer com as mãos.
Excel ao resgate. E não só
A maneira mais fácil de fazer esse tipo de análise é no bom e velho Excel. Foi originalmente destinado ao processamento de informações tabulares. A maior dificuldade é inserir informações primárias.
No nosso caso, esta é uma lista de produtos e volumes de vendas. Mas quase qualquer programa de contabilidade tem a capacidade de exportar dados, portanto, resta apenas a uma pessoa formular corretamente a tarefa e interpretar as informações recebidas.
Existem outros programas. Por exemplo, "Análise de vendas ABC 1.0". Permite criar até 20 relatórios para qualquer parâmetro envolvido no algoritmo.
Existe "1C:Enterprise 8", em que a análise é a base da contabilidade gerencial.
Finalmente, existem calculadoras online.
limites XYZ
Não importa quão perfeita seja esta ou aquela ferramenta, ela tem limitações e desvantagens. Para os métodos de análise considerados, as desvantagens são:
- número limitado de níveis de classificação;
- o objeto em questão deve estar presente em todos os períodos de análise;
- unidimensionalidade de cada relatório individual.
- análise incorreta com dinâmica variável.
Limitação dos níveis de classificação é que três intervalos não são suficientes para conclusões corretas.
A ausência de um objeto em pelo menos um período do relatório torna a análise sem sentido. Por exemplo, em algum mês a mercadoria não foi entregue.
A unidimensionalidade é expressa no fato de que a análise só é possível de acordo com um parâmetro, e este é quase sempre pequeno.
Restrições à constante mudança na dinâmica levarão ao fato de que um produto de venda estável com aumento de preço em cada período cairá no grupo de bens instáveis.
Parte do efeito da última restrição pode ser vista na análise XYZ da faixa de produtos quando a faixa de estabilidade mudou.
Outros métodos de análise
As desvantagens e limitações dos métodos considerados podem ser parcialmente resolvidas pela presença de outros tipos de análise. Por exemplo, "Wikipedia" tem pelo menos mais 3 tipos:
- FMR;
- VEN;
- RFM.
Cada um deles resolve alguns de seus próprios problemas e responde a perguntas que outros não podem resolver.
Pense, conte, analise e faça perguntas.
