E-mail, devido ao grande número de vantagens sobre as cartas em papel, há muito se tornou um dos principais tipos de comunicação. No entanto, como muitas outras inovações tecnológicas, esse tipo de comunicação tem suas próprias regras. Apesar do fato de que a comunicação via correio da Internet se tornou parte integrante de muitas áreas da vida, a maioria dos usuários não será capaz de responder à pergunta sobre quais são os componentes de um e-mail.
Estrutura do e-mail do ponto de vista do usuário
As mensagens de e-mail são semelhantes e muito diferentes das cartas de papel familiares à geração mais velha. Mas, independentemente do serviço de e-mail, a estrutura de e-mail é sempre a mesma. Vamos listar os componentes de um email, descrevendo brevemente cada um deles:
- Campo "Para". Este campo contém o endereço do destinatário. Se houver vários destinatários, separe-os com ponto e vírgula.
- O campo "Assunto". Em muitos serviços de correio, é considerado obrigatório. E será mais fácil para os usuários encontrarem a letra se o assunto estiver indicado corretamente nela.
- O corpo da carta. O corpo do e-mail contém o texto principal.
Componentes de e-mail ocultos
Examinamos a estrutura visível da letra. Mas além dos elementos visíveis a olho nu, os seguintes campos também podem ser atribuídos aos componentes de um email:
- de quem (este campo é preenchido automaticamente);
- copy (além do destinatário principal, uma cópia da carta é enviada para outra pessoa);
- cópia cega (utilizada se for necessário enviar uma cópia da carta sem informar o destinatário principal);
- anexos.
Componentes de e-mail do ponto de vista técnico
Do ponto de vista técnico, qualquer e-mail também inclui os seguintes componentes:
- Headers, ou, como também são chamados, envelopes do protocolo SMTP. Esses cabeçalhos podem ou não ser incluídos no corpo do e-mail. Ou seja, uma situação é possível quando o servidor de correio tem mais informações do que as indicadas no corpo da mensagem. O cabeçalho contém os endereços do remetente, destinatários e o endereço do host de envio.
- A própria mensagem, que está na linguagem dos protocolos SMTPchamado Dados. Ele, por sua vez, é subdividido em:
- cabeçalho da carta - por analogia com o correio em papel, contém dados sobre os servidores de correio pelos quais a carta passou e algumas outras informações;
- o corpo da carta - o texto da própria carta.
Estrutura de e-mail para correspondência comercial
Se até agora falamos sobre a estrutura de um e-mail do ponto de vista técnico, agora vamos analisar os elementos de um e-mail bem escrito para correspondência comercial, porque toda empresa que se preze tenta cumprir com os padrões de comunicação geralmente aceitos.
Embora haja um grande número de diferentes classificações de mensagens eletrônicas, elas são divididas em dois grupos de acordo com a estrutura do projeto. O primeiro grupo são cartas de comunicação, elas são usadas no decorrer do trabalho. A segunda são as cartas de compromisso: mensagens que resumem a reunião, indicam os prazos para a conclusão dos trabalhos e outros aspectos importantes para esclarecer as ações exigidas de cada uma das partes.
Vamos listar os componentes de cada tipo de email separadamente.
Carta-comunicação
Sua estrutura deve incluir:
- O assunto do e-mail. Nesse campo, é melhor indicar exatamente o que você espera do anfitrião, como combinar o horário da reunião, uma lista de questões a serem consideradas e assim por diante.
- Saudações. Mesmo que a carta esteja planejada para ser enviada a várias pessoas,a ética da comunicação empresarial implica o cumprimento obrigatório dos destinatários.
- Conteúdo da mensagem. O texto real do e-mail, que descreve a solicitação da forma mais específica possível.
- Assinatura corporativa. Um ponto que muitas pessoas esquecem. Um modelo de assinatura corretamente composto inclui o nome completo e cargo do autor, suas informações de contato (telefone, links para o site da empresa, e-mail, etc.). A assinatura pode variar de acordo com as regras e regulamentos adotados pela organização.
- Campos "Para" e "Cc". Eles são listados por último por um motivo - ao preenchê-los por último, você excluirá a possibilidade de enviar uma mensagem inacabada ou não verificada.
Carta de acordo
Conforme mencionado acima, esse tipo de mensagem eletrônica é utilizado para resumir os resultados da reunião, indicar o plano de ação para cada lado e fixar prazos. Essas cartas são uma espécie de "protocolo" de reuniões e permitem estruturar convenientemente as informações. Uma carta deste tipo é construída de acordo com o plano:
- Saudações. Se o número de participantes da reunião resumido na carta for pequeno, você pode listar todos pelo nome ou usar um tipo de saudação generalizada.
- Repita o objetivo da reunião, cujos resultados estão resumidos na carta.
- Lista de assuntos que foram discutidos durante a reunião. Para cada questão são indicados os acordos, decisões e prazos de implementação.
- Lista de problemas que não requerem resolução urgente, mas que não devem ser negligenciados.
- Esclarecimento da opinião dos participantes da reunião - tudo é levado em consideração?
- Assinatura do modelo.
