Os sistemas de avaliação de desempenho de pessoal baseados em KPI estão ganhando cada vez mais popularidade na Rússia. As principais vantagens de tais mecanismos estão no reflexo racional das atividades das empresas.
KPI: o que é
KPI (KPIs) é uma abreviação em inglês para “key performance Indicators”, em russo é referido como KPIs – key performance Indicators (às vezes parâmetros). Mas na sonoridade estrangeira original é usado como norma. KPI é um sistema que permite avaliar o desempenho dos colaboradores da empresa para atingir metas (estratégicas e táticas).
"Indicadores chave" permitem que a empresa analise a qualidade de sua estrutura, o potencial na resolução de problemas. Com base no KPI, um sistema de gerenciamento de metas também é formado. Este é o fator mais importante: se não houver sinais de direcionamento de indicadores de desempenho, então não há nada a ser aplicado aos “indicadores-chave”. Gestão por objetivos e KPI são, portanto, dois fenômenos inter-relacionados. A primeira envolve, antes de tudo, prever os resultados do trabalho, bem como planejar como esses resultados serão alcançados.
Quem criou o KPI?
A história não dá uma resposta inequívoca a esta pergunta, no entantovocê pode ver como a gestão mundial passou a entender os KPIs, o que são e por que são úteis. No final do século 19 e início do século 20, o sociólogo Max Weber determinou que existem duas formas de avaliar o trabalho dos funcionários: o chamado "sultão" e o meritocrático. De acordo com o primeiro, o chefe (“sultão”), a seu critério, avaliava o quão bem uma pessoa lida com seus deveres. O início racional aqui desempenha um papel secundário, o principal é uma percepção puramente emocional do trabalho de um subordinado.
O método meritocrático é quando os resultados do trabalho são avaliados por realizações reais, com o envolvimento de mecanismos de medição objetivos. Essa abordagem foi adaptada por teóricos da administração nos países ocidentais e gradualmente se cristalizou no que conhecemos como sistema de KPI. Um papel importante na sistematização da avaliação racional do desempenho do pessoal foi desempenhado pelos trabalhos de Peter Drucker, que se considera ter transformado a administração em uma disciplina científica. Os conceitos do cientista afirmam diretamente que existem metas, mas há uma avaliação do grau de sua realização por meio de indicadores-chave de desempenho.
benefícios de KPI
O principal lado positivo do sistema de KPIs é a presença de um mecanismo de avaliação da mão de obra e do trabalho da empresa como um todo que é transparente para todos os funcionários da empresa. Isso permite que as autoridades avaliem o desempenho de todas as estruturas subordinadas em tempo real, prevejam como as tarefas serão resolvidas e os objetivos alcançados. A próxima vantagem do KPI é que a gestão tem uma ferramenta para ajustar o trabalho dos subordinados se os resultados atuais ficarem para trásdo planejado.
Se, por exemplo, a medição de desempenho no primeiro semestre do ano revelar que certos parâmetros de desempenho não são altos o suficiente, são realizados workshops para identificar os motivos e incentivar os funcionários a ter um desempenho melhor após os próximos seis meses. Outro lado positivo do KPI é o feedback entre o especialista e o gestor. O primeiro receberá não apenas instruções e, às vezes, picuinhas aparentemente tendenciosas, mas comentários bem fundamentados, o segundo melhorará o desempenho especificando erros e deficiências no trabalho realizado pelo subordinado.
KPI cons
Os resultados das avaliações no âmbito dos KPIs (indicadores de desempenho em si) podem ser interpretados de forma incorreta, sendo esta a principal desvantagem deste sistema. Como regra, a probabilidade de ocorrência de tal problema é menor, quanto mais atenção é dada na fase de formação de critérios sobre como avaliar os parâmetros de desempenho. Outro ponto negativo do KPI é que as empresas terão que gastar muitos recursos para implementar esse sistema (calculado, via de regra, em tempo, mão de obra e finanças). Estamos falando, é claro, de trabalhar nos parâmetros-chave da eficácia do nível adequado de elaboração. Existe a possibilidade de que seja necessário realizar uma reciclagem em grande escala de funcionários: especialistas - com vistas à mudança de tarefas e, portanto, condições de trabalho, enquanto a administração terá que dominar novos métodos para avaliar o trabalho dos subordinados. A empresa pode não estar pronta para dar à equipe tempo extra para dominarinovações.
Detalhes de implementação de KPI
A principal tarefa ao implementar um sistema de KPI (“do zero”) é evitar atitudes negativas dos funcionários em relação a ele. Portanto, a gestão da empresa precisa transmitir claramente o significado e os benefícios práticos das inovações a cada um dos subordinados, cujo trabalho está sujeito a avaliação posterior de eficácia. O melhor método aqui, segundo alguns especialistas da área de RH, é uma apresentação individual, uma explicação para especialistas em cargos específicos: KPIs - o que são e por que implementar esse sistema em uma empresa.
Seria um erro impor parâmetros de eficiência incondicionalmente por ordem, mas o passo necessário é um apelo dos altos funcionários da empresa. Se, por exemplo, um gerente de linha informar os subordinados em seu departamento sobre a implementação iminente do KPI, essa informação também deve ser confirmada pelo CEO. O especialista deve entender que o sistema de indicadores chave de desempenho não é uma invenção do chefe, mas um elemento da política estratégica de toda a empresa.
Tempo ideal para implementação de KPI
Há uma opinião entre os especialistas de que os indicadores de KPI, se estivermos falando de um sistema, devem ser implementados simultaneamente em todos os níveis de gestão da empresa - desde especialistas comuns até gestores de topo. De acordo com este ponto de vista, o tempo de implementação dos indicadores-chave de desempenho não pode ser estendido no tempo: o sistema começa a funcionar imediatamente. A única questão é como escolher de forma otimizada o momento de seu lançamento. Há um ponto de vista de que basta notificarfuncionários sobre o início do KPI em cerca de três meses. Isso é suficiente para que a equipe da empresa estude as especificidades da futura avaliação da eficácia de seu trabalho.
Há também a tese de que por algum tempo o KPI pode funcionar em paralelo com o sistema de pagamento anterior. Dependendo do grau de liberalismo das autoridades, o empregado poderá escolher de acordo com qual regime será pago. Você pode motivar completamente uma pessoa a trabalhar de acordo com o novo KPI por meio de bônus e bônus, cujas condições de recebimento serão claramente definidas nos parâmetros-chave.
Etapas da criação de um sistema de KPI
Na verdade, como tal, a introdução de mecanismos de KPI é precedida por várias etapas de trabalho preparatório. Em primeiro lugar, este é o período associado à formulação dos objetivos estratégicos que são definidos para a empresa. Como parte da mesma etapa de trabalho, o conceito geral é dividido em áreas táticas, cuja eficácia deve ser medida. Em segundo lugar, é o desenvolvimento de indicadores-chave de desempenho, a definição de sua essência. Em terceiro lugar, trata-se de um trabalho de distribuição de poderes oficiais relacionados à implementação do sistema, de modo que cada responsável faça uma pergunta como “KPIs - o que são?”
Assim, todos os indicadores serão atribuídos a indivíduos específicos (divisões) da empresa. Quarto, os processos de negócios atuais podem precisar ser ajustados (se a estratégia atualizada exigir). Quinto, é o desenvolvimento de um novo sistema de motivaçãofuncionários, criando fórmulas de folha de pagamento com base em novos critérios. Após concluir todos os procedimentos especificados, você pode iniciar o sistema de KPI.
Requisitos de KPI
Como mencionado acima, os KPIs são indicadores-chave de desempenho que estão inextricavelmente ligados aos objetivos da empresa. A qualidade do desenvolvimento da segmentação é o principal requisito para o sistema de KPI. As metas podem ser formadas de acordo com diferentes princípios, mas um dos mais populares no ambiente de RH é o conceito SMART. Significa "específico" (específico), "mensurável" (mensurável), "atingível" (alcançável), "relevante para o resultado" (relevante), "limitado no tempo" (limitado no tempo) e, como resultado, dando trabalhados e KPIs de qualidade.
Exemplos de metas que atendem a estes critérios: "abrir tantos pontos de venda (mensuráveis) (específicos) em uma cidade (relevante) no primeiro trimestre (com prazo)", ou "vender tantas passagens aéreas para tal e tal país em três semanas. Cada meta deve ser dividida em tarefas, que, por sua vez, são reduzidas ao nível de KPIs pessoais (para funcionários ou departamentos). O número ideal, de acordo com alguns especialistas, é 6-8.
Automação de KPI
Um dos fatores para o sucesso da implementação de KPIs é a infraestrutura tecnológica. Como os indicadores-chave de desempenho são um conjunto de indicadores racionais, um computador fará um trabalho muito bom com eles. Existem muitas soluções de software para gerenciar KPIs. As possibilidades disponíveis em tais distribuições são bastante extensas. Primeiro, é convenienteapresentação de informações (na forma de gráficos, análises, documentação) sobre os processos associados aos KPIs. O que dá? Principalmente, a unidade de percepção de dados, reduzindo a probabilidade de má interpretação dos números. Em segundo lugar, é a automatização da coleta e cálculo de indicadores de desempenho. Em terceiro lugar, esta é uma análise multidimensional (com volumes muito grandes de números), que será difícil para uma pessoa sem um programa realizar. Quarto (na presença de uma infra-estrutura de rede), é a troca de informações entre funcionários individuais e o estabelecimento de canais de feedback "chefe-subordinado".
