A maioria dos usuários comuns trabalha com e-mail diretamente no site. A funcionalidade que oferece é suficiente para criar e receber emails. Mas e se você precisar enviar a mesma carta para um grande número de pessoas, precisar enviar uma determinada mensagem em um horário específico, continuar enviando cartas sem a participação de uma pessoa enquanto ela está de férias na praia? Nesses casos, todos os tipos de programas e serviços para correspondência automática vêm em socorro. Eles diferem em funcionalidade, pago/gratuito, características de trabalho e muitos outros fatores, mas o que os une é que não precisam da presença constante de uma pessoa para trabalhar. Os e-mails podem ser enviados 24 horas por dia com diferentes intervalos ajustáveis.
Por que precisamos de newsletters?
A opinião de que o site é a principal e mais eficaz ferramenta de marketing está longe de ser verdade. A maioria dos compradores de um produto ou serviço em um únicovisitar uma página da web ainda não está pronto para tomar uma decisão de compra. As razões podem ser diferentes, e não em último lugar é o esquecimento banal. Os clientes simplesmente não se lembram de ter visto algo que chamou sua atenção. Alguns compradores em potencial precisam ser repetidamente lembrados de si mesmos até que finalmente façam uma compra. E o e-mail automático enviado serve como um lembrete.
Possibilidades de clientes e serviços de email
Existem muitos programas e serviços para envio automático de correspondência, pagos e gratuitos. Sua funcionalidade não se limita ao envio de cartas sem intervenção humana, suas capacidades são muito mais amplas:
- Antes do envio em massa, a eficácia das cartas pode ser testada em um grupo selecionado de usuários, estudando as estatísticas de envio e entrega dessas cartas, a atividade dos clientes após recebê-las.
- Os serviços permitem que você atualize regularmente a lista de assinantes processando mensagens de serviço sobre erros de entrega. Assim, os recursos do sistema não são desperdiçados em correspondências inúteis para endereços que não existem mais.
- Dados estatísticos sobre cliques em links em e-mails ajudarão a avaliar a eficácia de uma campanha publicitária.
- A tecnologia embutida para determinar a localização dos assinantes permitirá que você selecione cartas para envio com base na geografia.
- A base para envio de cartas pode ser reabastecida de várias maneiras automáticas, por exemplo, digitalizandosites na web.
As respostas automáticas às cartas também são configuradas. Isso será útil, por exemplo, ao sair. A pessoa que a escreveu pode ser informada de que a carta foi recebida, mas a resposta será na devolução após algum tempo. Se houve uma alteração no endereço de e-mail, é muito fácil receber e-mails enviados para o endereço antigo - basta configurar o encaminhamento. Mas como informar a todos que escrevem que o endereço antigo não é mais relevante e, da próxima vez, é melhor escrever diretamente para outro? E a escrita automática ajudará nisso.
Tais programas geralmente têm modelos de carta típicos que podem ser facilmente modificados para atender às suas necessidades. Graças a tudo isso, a correspondência automática permite que você promova bens e serviços com o mínimo de tempo e dinheiro gastos em publicidade, processamento e análise de correspondência.
Enviar o quê?
As cartas mais populares são saudações (por exemplo, após o registro no recurso) e gratidão (por exemplo, por um pedido perfeito ou cooperação de longo prazo com uma empresa).
Saudações são as cartas mais lidas. As pessoas estão acostumadas a vê-los, a maioria abre em busca de alguma informação útil ou interessante.
As cartas de agradecimento podem conter informações sobre o pedido, forma de entrega, várias promoções e descontos para clientes regulares. Tudo isso atrai as pessoas, e essas cartas, via de regra, também são lidas ou pelo menos casualmente lidas.
A escrita automática podeoferecer produtos relacionados àqueles que uma pessoa comprou ou nos quais estava interessada. As cartas permitirão que você parabenize, por exemplo, feliz aniversário, fazendo uma oferta individual vantajosa.
Para trabalhar com problemas complexos de clientes, é claro, já serão necessários especialistas. Mas problemas mais simples, graças às cartas automáticas, podem ser resolvidos 24 horas por dia e diariamente, quando os usuários precisarem.
Entre toda a variedade de programas e serviços, o programa Outlook da Microsoft é bem conhecido, então os métodos de criação de listas de discussão, respostas automáticas e encaminhamento de certas cartas para outros endereços serão considerados usando seu exemplo.
Boletim Informativo
Para enviar uma carta a um grande grupo de pessoas, não há necessidade de adicioná-las manualmente à lista de discussão a cada vez. Para fazer isso, você pode criar uma lista de discussão. Na guia "principal" do programa, você deve selecionar o item "criar um grupo de contatos", depois especificar um nome para esse grupo e adicionar membros a ele. A lista de participantes e o nome do grupo, se necessário, são editados ou excluídos completamente. O mesmo contato pode ser incluído em um número arbitrariamente grande de grupos de usuários para os quais a correspondência automática será realizada. Isso economiza muito tempo.
Escrita automática: como fazer
Às vezes é necessário enviar uma carta automática em um horário estritamente definido, e na ausência do próprio remetente no computador. O envio automático de e-mails no Outlook permite que você faça exatamente isso. Você deve escrever uma carta regularanexe os arquivos desejados, especifique o(s) destinatário(s) ou lista de e-mails e vá para a seção do menu "opções". Ainda nesta seção, o item "entrega atrasada" é selecionado e, em seguida, "não entregar até". Em seguida, todos os parâmetros necessários são configurados, incluindo a data e hora em que a carta foi enviada, a presença ou ausência de notificações de entrega e leitura, etc.
Após especificar todos os dados necessários, envie um email. Ele será salvo na pasta de cartas enviadas, mas na verdade irá para o destinatário apenas no dia e hora especificados. É importante que, neste momento, o computador esteja ligado, o programa esteja sendo executado e também haja uma conexão com a Internet. Se essas condições não foram criadas no momento certo, o envio automático de cartas ocorrerá no momento em que elas forem finalmente cumpridas. Não é muito conveniente, mas não há nada que você possa fazer sobre isso.
Encaminha automaticamente e-mails do Outlook
Existem duas maneiras de enviar cartas do primeiro destinatário para outros - encaminhamento e redirecionamento. As cartas encaminhadas se distinguem pela presença da abreviatura FW no assunto, e o destinatário vê de qual endereço a carta foi originalmente enviada e de onde foi posteriormente encaminhada a ele. O redirecionamento não é perceptível ao destinatário, ele vê a carta como enviada pelo primeiro remetente.
Controle de encaminhamento
Você pode configurar o encaminhamento de absolutamente todas as mensagens, ou criar regras governando o que e quando deve ser encaminhado. Neste caso, as mensagens encaminhadas são armazenadas na pasta"Caixa de entrada". O programa analisa a carta enviada e, se atender às condições especificadas nas regras, executa a ação especificada por esta regra. Isso pode ser não apenas o encaminhamento automático de cartas ou uma resposta a elas, mas também o deslocamento para uma pasta específica, ou seja, classificação, exclusão etc.
Para criar regras para o processamento de correspondências recebidas, você deve selecionar o item "regras" na aba principal do programa. Além disso, no menu "gerenciar regras e alertas", os algoritmos de processamento das cartas recebidas já estão configurados diretamente.
Negar Encaminhar
Alguns e-mails não podem ser encaminhados - isso acontece quando o remetente colocou proteção no e-mail que envia, impedindo o destinatário de compartilhar essas informações com outras pessoas. Tal restrição é removida apenas pelo remetente, o destinatário não poderá fazer isso de forma alguma.
Também nas empresas, o administrador do sistema pode definir suas próprias regras que restringem ou proíbem o encaminhamento completo de cartas fora da rede da empresa, e às vezes até dentro dela. Isso é feito para proteger as informações corporativas.
Respostas automáticas
Se o destinatário estiver ausente devido a uma viagem de negócios, férias, doença ou por qualquer outro motivo, as respostas automáticas às cartas podem ser configuradas. Se o correio estiver localizado em um serviço de correio corporativo, você também poderá criar respostas diferentes para cartas vindas de outros funcionários da empresa e para aquelas recebidas de fora.
Para habilitar esta função, no menu do programa na seção "arquivo", selecione o item "respostas automáticas", onde você deve selecionar "enviar respostas automáticas". Nesta seção, é escrito o texto das cartas e indicado o período durante o qual essas respostas serão enviadas. Se o usuário estiver online antes do final desse período, ele será solicitado a desativar o recurso.
Para o período de validade das respostas automáticas, você pode definir regras de processamento de e-mail, por exemplo, para encaminhá-las para outros funcionários da empresa que podem resolver problemas que surgiram, etc.
Ajuda detalhada está disponível no programa, bem como dicas de ferramentas para ajudar a evitar erros comuns ao trabalhar com ele.
